Hal-hal Yang Harus Karyawan Perhatikan Ketika Berkomunikasi Via Email

Dalam bekerja di era teknologi dan komunikasi saat ini memang karyawan tak akan pernah lepas dari email (eletronik mail). Email atau surat elektronik saat ini bukan lagi sebuah hal yang mewah. Namun email telah menjadi kebutuhan semua orang, tentu saja menjadi kebutuhan seorang karyawan juga.

Saat berkomunikasi bisnis menggunakan emai saatl ini memang semakin berkembang. Anda sebagai seorang karyawan harus mengetahui lebih dan memahami  seluk beluk yang dapat membuat komunikasi via email ini sukses atau mungkin gagal. Memang bahasa atau konten email anda tidak akan diatur dalam peraturan perusahaan.

Terlepas dari diatur atau tidak diatur dalam peraturan perusahaan, sebagai seorang karyawan yang baik anda harus benar – benar menjaga bahasa dan konten email anda agar komunikasi via email anda sukses. Nah, dalam artikel ini kita akan membahas mengenai enam hal yang harus anda hindari ketika berkomunikasi bisnis via email. Beriku ini adalah keenam hal yang harus anda hidari:

Hanya Memberikan Link Website Tanpa Penjelasan

Kesalahan pertama dalam komunikasi bisnis via #email yang sering dilakukan karyawan adalah pemberian link tanpa penjelasan. Memang tidak ada yang salah saat Anda memberikan link tertentu dalam komunikasi email Anda.

Namun hal ini akan bermasalah jika link yang Anda cantumkan tidak Anda berikan penjelasan. Meskipun akan ada penjelasan saat link tersebut diakses namun bukan berarti Anda tidak memberikan penjelasan apa-apa dalam link di email tersebut. Hal yang akan merugikan Anda dari tidak dicantumkannya penjelasan link ini adalah tidak dibacanya atau dilewatkannya email yang Anda kirim.

Menjawab Email Hanya Dengan Satu Kata

Meskipun ada email yang datang kepada Anda dan bertanya dengan pilihan pilihan jawaban “ya” atau “tidak”, Anda tak harus menjawabnya hanya dua pilihan kata tersebut. Anda harus membuat pernyataan yang lebih jelas dari pilihan jawaban tadi.

Jika Anda hanya menjawab dengan “ya” atau “tidak” saja maka hal ini akan membuat partner bisnis komunikasi Anda merasa tidak dihormati atau dihargai. Jika hal ini terjadi maka Anda akan perlahan lahan akan kehilangan banyak mitra bisnis.

Jangan Sekalipun Menyalahkan Melalui Email

Sebesar apapun kesalahan yang telah dibuat rekan bisnis jangan sampai Anda menyebut atau menyampaikannya melalui email. Hal ini bukan tentang benar dan salah tapi lebih jauh dari itu, sikap Anda menjadi sebuah acuan bagi kerangka hubungan atau jalinan bisnis ke depan.

Jika Anda memang ingin mengingatkan atau memperingatkan tentang kesalahan yang mereka perbuat, gunakanlah bahasa yang halus dan tidak langsung membuat perasaan mereka terluka. Pastikan komunikasi via email Anda berlangsung nyaman dan mudah.

Hindari Mengkritik Penggunaan Tata Bahasa

Karyawan yang juga seorang manusia juga tak akan pernah luput dari kesalahan. Saat berkomunikasi via email, karyawan juga bisa saja melakukan kesalahan ejaan bahasa. Sebagai karyawan sejati, Anda tentu tak harus terlalu serius memperdebatkannya.

Selama Anda masih bisa mengerti makna dan arti yang disampikan sepertinya Anda tak perlu mempermasalahkannya. Jika memang ada tata bahasa yang belum jelas dan tidak dimengerti, tanyakan saja degan baik-baik apa maksud dari kalimat itu kepada mitra bisnis Anda.

Melakukan Forwarding/Spam

Terakhir, kesalahan dalam komunikasi bisnis via email yang harus Anda hindari adalah melakukan fowarding atau spam. Mengirim atau membalas pesan email dengan teknik forward memang seringkali menjadi spam yang tentu saja akan mengganggu.

Anda harus mengirim email sesuai dengan apa yang Anda butuhkan dengan pelanggan atau relasi, bukan apa yang menurut Anda benar. Sekali lagi, jangan mengganggu penerima email dengan email tidak penting atau spam.

Komunikasi Bisnis Via Email Tidak Perlu Terlalu Panjang

Menjawab email dengan satu kata tanpa memberikan penjelasan mungkin bisa membuat Anda tak jadi profesional. Namun bagaimana jika kita menulis email yang sangat panjang? Hal ini tentu sama buruknya dengan menjawab email yang terlalu singkat tadi.

Intinya terlalu singkat atau terlalu panjang tetap saja akan membuat komunikasi via email ini tidak berjalan efektif. Jika email terlampau pendek bisa membuat pembaca merasa tidak dihargai, sedangkan email terlalu panjang juga akan membuat pembaca malas untuk membacanya.

Nah itulah keenam hal yang harus anda perhatikan ketika berkomunikasi bisnis melalui email. Walaupun tidak diatur dalam peraturan perusahaan, dengan melakukan keenam hal tersebut niscaya komunikasi bisnis email anda akan sukses. Serta secara langsung akan membantu untuk mendorong karir anda untuk lenih maju. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai tips karir seperti ini, atau anda memiliki masalah karir dan HR. Anda dapat menghubungi Hitss.co.id untuk berkonsultasi dan mendapatkan solusi untuk semua permasalahan karir dan HR anda.